- Sitenin günlük iş planlarını yapmak
- Planlanan işlerin ve rutin görevlerin icrasının takip ve kontrolünü yapmak
- Site sakinlerinden gelen şifahi ve yazılı şikâyet ve müracaatların görevlilerce neticelendirilmesini ve cevaplandırılmasını sağlamak
- Personel kılık kıyafet ve iş disiplininin takibini yapmak
- Personelin izin planlamasını yapmak ve uygulanmasını sağlamak
- Site içindeki hizmetlerin 24 saat aksaksız yürütülmesini sağlamak ve meydana gelebilecek muhtemel aksaklıklar için gerekli tedbirleri almak
- Hizmet faaliyetlerinin süreç ve son kontrollerini yapmak ve kayıtlarını tutmak
- Görevini icra ederken, tasarrufu göz önünde bulundurarak işletme projesinin ( yıllık bütçe ) dışına çıkmamak
- Sorumluluğundaki hizmetlere ait raporları Yönetim Kuruluna sunmak
- Genel kurullar ve Yönetim Kurulu Toplantılarını organize etmek
- Yönetim Kurulu karar defterini ihdas etmek
- Taşeron firmalardan alınan hizmetleri kontrol etmek
- Yönetim Kurulunca yetki verilen tutarda harcama yapmak, yetkisini aşan tutarlar ile fiyat teklifleri toplayıp Yönetim Kuruluna rapor etmek
- Yönetim Kurulu, Temsilciler Kurulu, Denetim Kurulu arasında iletişim ve koordine kurulmasını sağlamak
- Site Yönetimini gelen tebligatları kabul etmek
- Resmi kurumlar ile Yönetim Kurulunun bilgisi ve yetkisi dâhilinde yazışmalar yapmak
- Faaliyet raporlarını hazırlamak ve Yönetim- Denetim Kurulu onayına sunmak
- Site web sayfasının güncelliğini sağlamak ve içeriğini kontrol etmek
- Yönetim kurulunun vereceği diğer görevleri yapmak
HALKLA İLİŞKİLER PERSONELİ GÖREV TANIMI:
- Site sakinlerinin yazılı, sözlü, internet ( mail ) veya telefonla yaptıkları talep ve şikâyetleri görev ve sorumlulukları dâhilinde cevaplandırmak, ilgili birimlere iletmek ve iletilen bilgileri takip ederek geri dönüşümü sağlamak, formlar halinde kayıt altına almak
- Yönetimin görev yetki ve sorumluluğunda olmayan konuları ilgili kurum ve kuruluşlara iletmek
- Site sakinleri ile ilgili bilgileri ( telefon, eposta, araç plaka, kimlik bildirim formu vb. ) kayıt altına alarak güncel tutmak
- Site ile ilgili duyuruları iletmek
- Düzenli aralıklarla anket yaparak site sakinlerinin talep ve şikâyetlerini tespit etmek
- Gelen talep ve şikâyet ve anket sonuçları ile sorumluluğundaki tüm işlerle ilgili rapor hazırlamak
- Dairelerden gelen teknik sorunları teknik servise bildirmek, takibini yapmak, daire içi tesisat ile ilgili sorunlarda kat sakinlerinin birbiri ile iletişimini sağlamak
- Gelen ve giden taşınmaları takip etmek, kira kontratı satış sözleşmesi tapu örneklerini almak ve arşivlemek, giden taşınmalarda kat sakininin aidat ve su borçları varsa tahsilatını yapmak, taşınmalarda asansör kullanım bedeli ödemelerini sağlamak
- Havuz kartı başvurularını almak, gerekli belgeleri temin etmek ve dosyalamak
- Yaya çiplerini ödemeler karşılığında kat sakinlerine vermek
- Kat sakinlerinin bilgi formlarını düzenlemek ve güncel halde bulundurmak
- Tenis kortu ve masa tenisi randevularını almak ve güvenliğe bildirmek
- Blok girişlerindeki reklam stantlarına gelen broşürleri takip etmek, reklam ücretlerini tahsilatı ve tarihlerinin kontrolünü yapmak
- Doğum günü dilekçelerinin kabulünü ve randevularını yapmak
- Kat sakinlerini bilgilendirici duyurular hazırlamak ve ilan etmek
- Site web sayfasının güncelliğini sağlamak ve içeriğini kontrol etmek
- Yönetim Kurulu ve Site Müdürünün verdiği diğer görevleri yapmak
MUHASEBE VE AİDAT TAKİP PERSONELİ GÖREV TANIMI:
- Bütçelerin üyelere tebligatını yapmak
- Kat malikinin cari hesaplarını takip etmek çıkabilecek sorunlar hakkında Site Müdürü ile Yönetim Kuruluna bilgi vermek
- İcraya verilen ya da verilecek olan kişilerin bilgilerini hazırlamak, Hukuk Danışmanı ile koordineli olarak yürütmek ve Hukuk Danışmanlığından alınan tahsilatları sisteme işlemek
- Borcu yoktur belgesi düzenleyip arşivlemek
- Muhasebe evraklarını eksiksiz olarak ve zamanında kayıtlandırmak, cari hesaplarla mutabık çalışmak, kayıtlara geçen muhasebe evraklarını eksiksiz dosyalamak ve muhafaza etmek
- Finans işlemlerini yürütmek
- Kat maliklerinden tahsil edilen kredi kartı siliplerinin sisteme girişlerinin yapılması, havuz kartı, kira, taşınma, yaya çipi, araç etiketi vb. gelirlerin muhasebe programına işlemek
- Bankalar aracılığıyla ödenmiş olan aidat ve su bakiyelerinin takip etmek
- Kat malikleri ve daire sakinleri cari mutabakat, fazla ödemeler, eksik ödemeler, cari firmalar tarafından işlenmemiş ödemelerin tespit etmek ve düzeltmek
- Kat malikleri ve daire sakinlerinin kullanımı ile oluşan su endeks girişlerinin yapmak ve basmak ve dağıtılmasını takip etmek
- Dairelerin ve dükkânların aidat ve su tahakkuklarını yapmak
- Bankalarda bulunan muavin hesapların girişlerini yapmak ( aidat, su, reklam, asansör, avans )
- Personelin maaş ve mesailerini hesaplamak, tahakkuklarını yapmak, puantaj hazırlamak ve ödemelerini yapmak
- Gelir gider tablosu, mizan ve bilanço hazırlamak
- Banka ödeme talimatlarını hazırlamak, hesaptan çıkan tutarları kontrol etmek
- Su ve elektrik faturalarını işlemek, takibini yaparak düzenli ödenmesini sağlamak
- Siteye alınan malzemelerin fatura ve cari mutabakatının kontrolünü yapmak
- Kat sakinlerinin sorduğu bakiye hesap bilgilerini yanıtlamak
- Harcamalar ve gider faturalarına göre bütçe kontrollerini yapmak
- Otomatik ödenen su, elektrik, internet, telefon faturalarının takibini yapmak
- İş avanslarını işlemek
- Yönetim Kurulu ve Site Müdürünün verdiği diğer görevleri yapmak
TEKNİK PERSONEL GÖREV TANIMI:
- Site ortak alanlarındaki her türlü elektrik, su tesisatı, yangın algılama sistemi, hidrofor, pompa, elektronik sistemler, TV yayın sistemi vb. nin sürekli faal halde bulunmasını sağlamak. Oluşan arızaları yetkisi dahilinde tamir etmek/ ettirmek.
- Blok kat araları, merdiven ve çevre aydınlatma sistemlerinin faal halde bulunmasını sağlamak.
- Asansörlerin kontrolünü yapmak, tehlikeli ve acil durumlarda müdahale etmek ve asansör bakım onarım firması ile irtibata geçerek arızaların onarımını sağlamak.
- Bakım onarım için gelen tüm firmalara nezaret etmek, yapılan işleri kontrol etmek ve çıkan malzemeleri teslim almak
- Yüzme havuzunun bakımlı bulunmasını sağlamak, arızalarını tespit ederek yetkili firma tarafından onarımını sağlamak
- Havuzun günlük su değerlerinin ölçümünü ve takibini yapmak
- Yangın merdiven kapıları ve çöp odaları kapılarının bakımlı ve faal halde bulunmasını sağlamak
- Otomatik giriş kapılarının faal halde bulunmasını sağlamak
- Çocuk oyun alanları ve spor sahalarının ekipmanlarının kontrolünü yapmak arızalı ve kırık olanları değiştirmek
- Peyzaj sulama sisteminin faal halde bulunmasını sağlamak, oluşan arızaların onarımını yapmak/ yaptırmak
- Tıkanan rögarlarının açılmasını ve temizlenmesini sağlamak
- Dairelerinin su sayaçlarının okunması ve su tüketim bedellerinin muhasebeye doğru bir şekilde tahakkuk edilmesini sağlamak
- Su depolarının periyodik temizlik ve bakımlarını takip etmek
- Jeneratörlerin periyodik bakım onarımlarını, yakıt ikmallerini yaptırmak ve faal halde bulunmasını sağlamak
- Ortak alanlara ait elektrik sayaçları ve tüketimlerini kontrol etmek
- Elektrik, su, doğalgaz tesisatı ve sistemleri ile ilgili her türlü kontrolleri yapmak ve oluşabilecek tehlikeli ( yangın, elektrik çarpması, gaz kaçağı vb. ) durumlara karşı tedbir almak
- Yönetim Kurulu ve Site Müdürünün verdiği diğer görevleri yapmak
TEMİZLİK PERSONELİ GÖREV TANIMI:
- Blok girişleri, kat koridorları, yangın merdivenleri, asansör kabinleri, blok giriş kapıları ve pencere camlarının temizliğini yapmak ve sürekli temiz halde bulunmasını sağlamak
- Peyzaj alanı, yürüme yolları, kafeterya, sığınak, sığınak WC, otoparklar, blok dış çevreleri, çocuk oyun alanları, spor alanları ile tüm ortak alanların temizliğini yapmak
- Belirlenen saatlerde geri dönüşüm atıklarını toplamak
- Çöp bacalarından atılan çöplerin konteynırlarla dışarı çıkarılıp belediye tarafından alınmasını sağlamak
- Otomatik kapılar, yangın merdivenleri kapıları, blok aydınlatmaları, posta kutuları, asansör kabin içlerini verilecek zararlara karşı korumak, zarar verenleri tespit edip bildirmek
- Taşınmalarda yük asansörlerinin kullanımını sağlamak, diğer asansörün kullanımını engellemek
- Tadilatlarda çıkan hafriyat ve atıkların blok koridorları ve çevresinde biriktirilmesini ve çöp bacalarından atılmasını engellemek
- Çöp bacaları ve konteynırlarını yıkamak ve ilaçlamak
- Hidrofor odalarının temizliğini yapmak
- Yangın merdivenleri ve kapı önlerine eşya bırakılmasını engellemek
- Güvenliği tehdit eden gördüğü tüm şüpheli durumları güvenlik ve Site Müdürüne bildirmek
- Yönetim Kurulu ve Site Müdürünün verdiği diğer görevleri yapmak
PEYZAJ SORUMLUSU GÖREV TANIMI:
- Peyzaj alanlarındaki çimleri sulamak, biçmek, gübrelemek
- Yabani otları temizlemek
- Peyzaj bitkileri ve çiçeklerin mevsimine uygun budamasını yapmak
- Peyzaj alanlarını korumak ve kollamak
- Sulama sisteminin faal halde bulunmasını sağlamak, oluşan arızaları teknik servise bildirmek ve onarımını sağlamak
- Yağmur suyu oluklarının temizliğini yapmak
- Peyzaj alanlarının ilaçlamasını yapmak
- Tüm peyzaj bitkilerinin periyodik bakımını yapmak
- Yönetim Kurulu ve Site Müdürünün verdiği görevleri yapmak